Los costos asociados al manejo de documentos son uno de los grandes desconocidos y que rara vez se suelen tener en cuenta, a pesar de que no son insignificantes. Para que se hagan una idea [1]:

Los trabajadores de una oficina que funciona con papel pasan la mitad de su jornada gestionando la documentación y bregando con la entrada o registro de los datos.

Cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo;

La media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces;

Más del 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras;

Y todo ello sin hablar de otros costos “ocultos” como la pérdida de documentación y/o su posterior recuperación, la seguridad y la gestión de riesgos.

No hay duda entonces de que los beneficios asociados a la digitalización documental, son importantes. Eso sí, la digitalización de documentos no es de ámbito exclusivo de las empresas; también puede ser usada por cualquier persona que quiera archivar la información que sea importante para ellos, como documentación del hogar, facturas de compra o realizar copias de documentos o fotografías.

Hemos querido recoger a modo resumen las 20 ventajas de la digitalización documental:

Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel

Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales

Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso

Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel

Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas

Ayuda a depurar documentos

Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones

Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción

Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados

Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez

Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos

Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original

Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.

Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico

A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo

Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados

Garantiza su conservación

Preserva la memoria física del documento

Agiliza la búsqueda y consulta de la información

Facilita el acceso a los documentos

Conclusión: ¿Merece entonces la pena transformar un documento en papel a soporte electrónico, accesible desde una computadora, laptop, tablet o teléfono móvil, a través un escáner? Nosotros, creemos que definitivamente sí.

[1] Según datos de AIIM, Forrester, Star Securities, Departamento de Trabajo de Estados Unidos

Artículo romado de www.brother.es